Информационная безопасность Средства защиты информации

Информационная безопасность и средства защиты информации

БУИС крупных предприятий

Проблема автоматизации бухгалтерского учета на крупных предприятиях остается одной из актуальных и сложных в современных условиях. Это связано, прежде всего, с необходимостью сбора и переработки значительных объемов информации и своевременной выдачи результатов для их анализа и принятия управленческих решений.

Применение ПК приблизило источник информации к пользователю этой информации − бухгалтеру, а также привело к созданию на базе ПК автоматизированных рабочих мест бухгалтера (АРМБ). Появилась возможность автоматизации всех процедур по обработке учетной информации непосредственно на рабочем месте.

В настоящее время для новых потребителей БУИС − менеджеров крупных предприятий − в условиях рынка важны не только автоматизация учетных задач, но и возможность повышения эффективности управления предприятием, сохранение финансового равновесия, получение стабильной прибыли. В этой связи БУИС крупного предприятия должна обеспечивать:

• автоматизацию всего комплекса задач бухгалтерского учета, пла- нирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности пред­приятия, а также внутреннего аудита;

• получение оперативной, постоянно меняющейся информации о текущем состоянии дел на предприятии;

• консолидированные управление и финансовые отчеты.

Крупные предприятия могут иметь филиалы или удаленные склады. Кроме того, финансы такого предприятия могут принадлежать группе собственников. Поэтому актуальным является наличие в такой системе удаленных рабочих мест с возможностью осуществлять обмен данными для оперативного управления из центра.

БУИС крупного предприятия, соответствующую данным требованииям, целесообразно создавать на основе комплекса АРМ учетных работников, действующих в сети с централизованным управлением.

На крупных предприятиях бухгалтерский учет организуется по двухуровневой системе управления: управленческий и финансовый учет. При этом информация ориентирована исключительно на пользователя.

Управленческий учет оперирует показателями себестоимости, затратами подразделений, выявляет результаты проведенных операций по ответственным лицам, секторам деятельности, по другим подразделениям. Сметы, нормативы, калькуляции, оптимальные соотношения затрат и результатов − объекты управленческого учета. Его аналитические данные используются для управления операциями, отделами, бригадами, подразделениями.

Информация управленческого учета имеет четко выраженную внутреннюю направленность. Она используется производственным, управленческим персоналом, дирекцией для внутрихозяйственного управления и зачастую настолько конфиденциальна, что считается коммерческой тайной.

Финансовый учет направлен на обобщение, синтез информации. Он позволяет оперативно определять прибыль предприятия за некоторый период, обобщать активы и пассивы предприятия в форме отчетного баланса, характеризовать имущественное и финансовое состояние предприятия.

Информация финансового учета широко используется внешними потребителями − инвесторами, кредиторами и другими организациями и предприятиями. Она необходима также и управленческому персоналу, финансистам, акционерам предприятия, членам правления для принятия финансовых решений, планирования и прогнозирования экономики предприятия, экономического анализа информации. Финансовый учет регламентируется общими для всех правилами, что гарантирует единообразие и понятность информации для всех. Достоверность финансовой отчетности подтверждается независимым специалистом − аудитором.

Финансовый и управленческий учет − это самостоятельные, но взаимосвязанные подсистемы бухгалтерского учета, основанные на одном и том же массиве первичных данных и первичной документации. Нецелесообразно собирать первичные данные для каждой подсистемы отдельно. Они тесно связаны между собой и не могут обойтись без взаимного обмена информацией.

Первичный учет представляет собой систему сбора, измерения, регистрации, накопления, хранения информации, а также передачи ее для дальнейшей обработки. Информация первичного учета обеспечивает обратную связь в БУИС, а значит, и для управленческого, и финансового учета, а также для всех других подсистем, использующих первичную информацию при подготовке и принятии управленческих решений. В этой связи при создании БУИС на крупном предприятии первичный учет следует также выделить в отдельную подсистему.

На крупном предприятии обработка учетной информации с помощью БУИС ведется на трех уровнях, соответствующих первичному, управленческому и финансовому учету.

На каждом уровне в соответствии с методологией сбора, регистрации и обработки учетной информации создаются АРМ экономистов, бухгалтеров, финансистов и аналитиков, взаимодействую­щие между собой. Применение АРМ для обработки данных непосредственно на рабочих местах специалистов различных уровней учета обеспечивает минимальное использование бумажных носителей, достоверность и полноту информации.

АРМ организованы по функциональным участкам, каждый из которых связан или с первичным учетом (материалов, готовой продукции, табельным учетом), или с определенным объектом бухгалтерского учета, а также со сводным учетом и составлением отчетности, планированием и анализом, а также внутренним аудитом.

При выделении функциональных участков необходимо учитывать, что каждый участок должен отвечать следующим требованиям: располагать своим набором хозяйственных операций и проводок, иметь свое, возможно пересекающееся с другими участками, подмножество плана счетов, иметь свои, присущие только ему, первичные документы и отчетные формы. Также необходимо учитывать конкретные условия, сложившиеся на предприятии, и особенности учетной политики. Для каждого АРМ или группы АРМ разрабатывается самостоятельный программный модуль. Организованная таким образом БУИС представляет собой открытую модульную систему, для которой характерна возможность добавления и удаления ее компонентов (АРМ). Это важно, потому что при разработке БУИС добавляемые со временем модули не должны вызывать перестройку всей системы.  Сопоставимость информации различных АРМ обес­пе­чивается за счет создания единого фонда нормативно-справочной информации (НСИ).

В зависимости от используемых средств организационной или вычислительной техники обмен информацией между отдельными АРМ в БУИС может осуществляться с помощью магнитных носителей (дисков), по сети, а также посредством модемной связи.

 


Рис. 1. Схема взаимосвязи и распределения АРМ по уровням учета в БУИС на крупном предприятии

Существует два способа учета на крупном предприятии. Первый способ обеспечивает ведение учета по отдельным участкам каждого уровня. Баланс формируется за отчетный период путем слияния данных, получаемых на различных участках (файлов проводок).

Второй способ наряду с ведением бухгалтерского учета по всем участкам позволяет получать оперативную информацию о текущем состоянии дел на предприятии. При таком способе обработки учетных данных удаленные АРМ, находящиеся на первом уровне (первичный учет), связаны с АРМ второго уровня (управленческий учет) электронной почтой через модемы. АРМ второго и третьего (финансовый учет) уровней взаимодействуют в сети через каналы связи. Единицей обмена данными между АРМ служит файл, состоящий из множества проводок. В процессе такого обмена результирующие файлы обновляются непрерывно по мере совершения хозяйственных операций. Таким образом, каждый уровень предусматривает переработку  исходной информации, получение ре­зуль­тирующих данных и передачу их в автоматизированном режиме на более высокий уровень.

На первом уровне (первичный учет) с помощью АРМ работников, ведущих первичный учет, выполняются сбор, регистрация, накопление и частичная обработка первичной информации, возникающей в про­из­водст­венно-хозяйственных подразделениях предприятия (цехах, складах, подразделениях). На этом уровне функционируют АРМ по учету материальных ценностей, ведение табельного учета и учету готовой продукции на складе.

Полученные на каждом участке результирующие данные на основе модемной связи поступают на второй уровень − управленческий учет, который характеризуется трудоемкими ручными операциями, а также большими объемами учетных номенклатур. На этом уровне данные первичных документов и информация, полученная по электронной почте с нижнего уровня, регистрируются и группируются в системе синтетических и аналитических счетов. Для этого сведения об остатках хозяйственных средств и их источниках, а также данные текущих хозяйственных операций отражаются в различных учетных регистрах. На втором уровне функционирует группа АРМБ (по учету материальных ценностей, основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансово − -расчетных операций, готовой продукции и ее реализации, затрат на производство). Она формирует результирующие данные, отражающие все хозяйственные операции предприятия в стоимостной оценке, в виде файлов бухгалтерских проводок. Эта информация пере­дается на более высокий третий уровень обработки данных − финансовый учет, где организуются АРМ сводного учета, финансового анализа и планирования, а также внутреннего аудита.

С помощью АРМ сводного учета на основе данных аналитического и синтетического учета, поступающих по каналам связи с нижних уровней, формируются Главная книга, бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и другие учетные регистры синтетического и аналитического учета. АРМ финансового анализа и планирования обеспечивает финансо­вый анализ и планирование, позволяющие формировать аналитическую информацию для принятия решений, а также предоставлять руководству оперативную информацию. К такой информации относятся показатели себестоимости, прибыли, состояние расчетного и других счетов, дебиторской и кредиторской задолженности, различные экономические показатели, динамика их движения в виде таблиц и графических диаграмм, результаты анализа, прогнозы, сведения о сотрудниках. Вся эта информация может быть получена по запросу в любой момент времени.

АРМ внутреннего аудита позволяет отслеживать изменения в системе бухгалтерских стандартов, анализировать хозяйственную ситуацию и законодательство, вырабатывать предложения по учетной политике, регулированию издержек и рациональному построению инвестиционной политики, осуществлять налоговое планирование.

В целом данные финансового учета используются в планировании и прогнозировании экономики предприятия, в финансовом менеджменте, в экономическом анализе всей информации предприятия. В результате функционирования БУИС формируются объективные данные, которые необходимы руководству для принятия решений. Эти решения влияют на сохранение финансового равновесия, на выбор наиболее эффективных направлений производственной и коммерческой деятельности для получения стабильной прибыли и рентабельности в условиях рынка.

На крупных предприятиях чаще всего используются следующие пакеты программ: «Галактика», «Парус», «БЭСТ», «Флагман» и т.д.


На главную